Ceci est une copie du contenu de la page suivante, tel qu’il apparaissait sur le site du Gouvernement du Canada le 8 mai 2012:

http://www.securitepublique.gc.ca/abt/wwa/igcsis/cert2009-fra.aspx

Veuillez cliquer ici pour retourner au menu de l’archive des certificats annuels de l’inspecteur général du SCRS.

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Remis au ministre de la Sécurité publique conformément au paragraphe 33(2) de la Loi sur le service canadien du renseignement de sécurité

Ceci est le texte du Certificat de 2009 de l’inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité divulgué en mai 2010 suivant une demande faite sous le régime de la Loi sur l’accès à l’information du Canada.
(Le certificat de 2009 classifié TRÈS SECRET fut présenté au ministre de la Sécurité publique en novembre 2009.  Le symbole [*] signifie que des renseignements classifiés ont été retirés du document.)

Introduction

Aux termes du paragraphe 33(2) de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité (Loi sur le SCRS), je dois vous remettre un certificat où j’indique dans quelle mesure le rapport annuel du directeur qui vous est destiné me paraît acceptable. Dans ce certificat, je dois également faire état des cas où, selon moi, le SCRS a, pendant la période visée par le rapport, accompli des actes qui n’ont pas été autorisés en vertu de la Loi sur le SCRS, contrevenu aux instructions données par le ministre ou exercé ses pouvoirs de façon abusive ou inutile, au cours de ses activités opérationnelles. Le mandat et les fonctions de l’inspecteur général sont décrits dans une annexe jointe au présent certificat.

Il s’agit du sixième certificat que je remets depuis ma nomination en 2003. Il s’agit toutefois du deuxième certificat que je vous remets à vous, ministre de la Sécurité publique. Vous vous rappellerez peut-être que, l’an dernier, je vous ai fourni des renseignements généraux sur le rôle et la raison d’être de l’inspecteur général. Je ne discuterai pas de ces détails encore une fois cette année, mais je crois qu’il est important de réitérer que le Bureau de l’inspecteur général a été créé en grande partie pour fournir au ministre un moyen indépendant qui l’aide à assumer ses responsabilités à l’égard du SCRS. Ce bureau est chargé de réaliser des examens internes et indépendants du SCRS pour vous.

Cette dimension interne signifie qu’il y a un rapport hiérarchique direct avec vous, semblable à celui qui existe entre les autres titulaires d’une charge publique du Portefeuille et vous. Par conséquent, l’inspecteur général travaille de concert avec le directeur du SCRS, et non contre celui-ci. Cela signifie également que vous pouvez charger directement le Bureau de l’inspecteur général d’effectuer des examens du SCRS. Ce pouvoir a notamment été appliqué par votre prédécesseur relativement à la vérification d’un examen de gestion du SCRS.

En raison du caractère indépendant du travail de l’inspecteur général, ses conclusions ou les résultats de ses examens ne sont pas assujettis à la direction ni au contrôle du SCRS, de votre sous-ministre, du Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité (CSARS), ni même, en tout respect, de vous-même en tant que ministre. Cela signifie également qu’on ne ménage aucun effort pour faire en sorte que l’inspecteur général ne participe d’aucune façon au processus décisionnel touchant diverses questions, comme les cibles, les mandats et les demandes d’assistance présentées en vertu de l’article 16 de la Loi sur le SCRS. Lorsque l’inspecteur général ou son personnel examine une question particulière, il le fait de novo, c’est-à-dire pour la première fois, sans avoir quelque intérêt que ce soit dans la décision initiale. Grâce à cette indépendance, le Bureau de l’inspecteur général confère de la valeur et de la crédibilité à l’information qui vous est soumise et présentée en votre qualité de ministre.

Afin de vous présenter cette perspective indépendante et de valider le travail du SCRS, mon Bureau réalise divers examens dont je traiterai de manière détaillée dans les pages qui suivent.

Sensibilisation

Conformément à l’approche que j’ai adoptée, j’ai demandé et obtenu des rencontres d’information sur diverses questions avec des cadres supérieurs à l’administration centrale (AC) du SCRS et des représentants des directions opérationnelles, et j’ai entrepris et terminé des visites d’un jour de tous les bureaux régionaux du SCRS dans le but de m’entretenir avec des gestionnaires régionaux et certains enquêteurs. Toutes les visites que j’ai effectuées au cours de l’année ont eu lieu dans les bureaux régionaux, à l’exception d’une visite, qui s’est déroulée au bureau du district de Québec, situé dans la ville de Québec. J’ai également rencontré les directeurs généraux et les équipes de gestion de trois directions opérationnelles à l’AC, soit Région internationale, Terrorisme international et Moyen-Orient et Afrique.

Ces visites contribuent à établir un dialogue franc ainsi qu’à améliorer la compréhension et la confiance mutuelles dans les relations de travail. Dans le cadre de ces visites, je peux tenir des discussions approfondies avec des gestionnaires et des employés de première ligne et recevoir des comptes rendus dans le cadre de mon rôle qui consiste à appuyer vos responsabilités ministérielles. Enfin, ces visites me permettent d’observer directement les activités opérationnelles quotidiennes des employés du Service, leur milieu de travail et les défis auxquels ils doivent faire face. Ce volet de mon travail me permet également de poursuivre mes efforts en votre nom pour renforcer la culture organisationnelle de conformité au sein du SCRS. Il s’agit d’un volet de mon travail que je considère important et qui est prévu dans la Loi sur le SCRS. Conformément à cet objectif, mon bureau a également offert des séances d’orientation sur les rôles et les responsabilités de l’inspecteur général à toutes les formations destinées aux agents du renseignement du niveau d’entrée. J’ai participé d’ailleurs à la plus récente de ces formations.

En visitant les régions, je me suis rendue compte que la plupart des bureaux comptaient moins de postes vacants, dont la majorité a été comblée par de nouvelles recrues. Ces ressources supplémentaires sont les bienvenues, mais le Service continue, sans aucun doute, d’être aux prises avec le défi constant que représente la démographie changeante de la main-d’oeuvre, qui est composée d’un nombre accru de nouvelles recrues dont certaines d’entre elles possèdent de nombreuses compétences linguistiques et d’excellentes attestations universitaires, mais qui sont toujours à l’étape de l’apprentissage. Les progrès technologiques et les technologies de communication de plus en plus perfectionnées sont toujours une source de préoccupations pour le SCRS au niveau opérationnel, plus précisément en ce qui a trait aux difficultés qu’elles représentent pour la capacité d’enquête. Le SCRS a accueilli très favorablement le dépôt de votre projet de loi C-47, la Loi sur l’assistance au contrôle d’application des lois au 21e siècle. D’ailleurs, lorsque ce projet de loi entrera en vigueur, il permettra de régler certaines de ces difficultés.

Relations externes

En ce qui concerne les relations établies avec la collectivité internationale chargée de la surveillance des activités de renseignement de sécurité, j’ai rencontré cette année les représentants de trois proches alliés. Plus précisément, j’ai rencontré des représentants du gouvernement de la Nouvelle-Zélande qui sont en train d’examiner leur cadre juridique en matière de renseignement de sécurité, un représentant de la collectivité australienne de la sécurité et du renseignement et des membres du United Kingdom Intelligence and Security Committee. Ces réunions m’ont aidé à être au fait des initiatives internationales et des enjeux communs. Par exemple, le représentant australien m’a indiqué que des changements intéressants ont été adoptés à la Inspector General of Intelligence Act. Grâce à ces nouvelles dispositions, le premier ministre est habilité à autoriser l’inspecteur général de mener des enquêtes sur des questions liées à la sécurité et au renseignement au sein d’organismes et de ministères du gouvernement autres que les organismes de renseignement de sécurité qui relève de l’inspecteur général.

Aussi, dans le cadre de l’examen du bureau du SCRS à [*] j’ai rencontré [*]. J’ai discuté avec eux surtout de la liaison en matière de renseignement et des menaces de la région.

Mon bureau a participé à la conférence annuelle de 2009 de l’Association canadienne pour les études de renseignement et de sécurité (ACERS), qui s’est déroulée à Ottawa. Cette conférence s’est révélée une très bonne occasion de formation pour mon personnel. En effet, il a tiré profit des discussions et des présentations des universitaires, des spécialistes et des intervenants, tant étrangers que canadiens.

Mon bureau a également pris part au forum des organismes d’examen. Il s’agit d’un forum officieux composé d’organismes d’examen fédéraux, notamment le CSARS, le Bureau du commissaire du Centre de la sécurité des télécommunications et la Commission des plaintes du public contre la GRC. Ce forum permet aux organismes d’examen fédéraux de discuter, entre autres, des pratiques exemplaires et des questions d’intérêt commun.

Le Bureau

Afin de m’appuyer dans l’exercice de mes fonctions en ma qualité d’inspecteur général, je dispose de huit employés. Depuis ma nomination à ce poste, j’ai pris plusieurs mesures afin de veiller à ce que les ressources limitées à ma disposition puissent contribuer efficacement à la réalisation de mon mandat. Les mesures que j’ai prises sont les suivantes :

• un poste de niveau EX a été aboli pour consacrer plus de ressources au processus d’examen;
• l’élaboration et la mise en œuvre du plan d’examen annuel ont été effectués avec plus de rigueur. Une plus grande attention a été accordée à l’examen des activités de base du SCRS et aux activités nécessitant des pouvoirs intrusifs;
• un ouvrage de référence méthodologique a été conçu pour offrir une orientation continue au personnel d’expérience et pour former les nouveaux employés. Des méthodologies normalisées relatives au processus d’examen ont été mises au point, dans la mesure du possible;
• les systèmes électroniques sécurisés à l’interne ont été améliorés afin d’accélérer la transmission de données électroniques et faciliter la communication entre les employés;
• le SCRS a accordé un accès direct aux employés de mon bureau pour qu’ils puissent consulter les bases de données électroniques du Service.

Ces mesures ont eu des répercussions positives sur la qualité du processus d’examen et la quantité de dossiers étudiés. Toutefois, il convient de souligner que la nature du processus d’examen représente, à bien des égards, un exercice de gestion des risques. En effet, il est impossible d’examiner toutes les activités opérationnelles du SCRS; la taille des échantillons examinés est grandement attribuable aux ressources disponibles. L’échantillon des activités examinées doit être suffisamment vaste, selon les normes liées à l’examen, pour en arriver à des observations concluantes et ainsi bien s’acquitter de notre mandat et appuyer le ministre dans l’exercice de ses fonctions.

Relations

Comme toujours, je désire faire remarquer qu’il est extrêmement important pour moi d’entretenir de saines relations de travail avec le SCRS et les membres de son personnel, quel que soit leur niveau, ainsi que d’établir clairement et de respecter la séparation de nos rôles au sein du système de sécurité nationale et de les respecter. Le processus d’examen exige un équilibre délicat. D’une part, la valeur et la pertinence du travail de l’examinateur peut être atténuée s’il est ou semble être trop près de l’organisation faisant l’objet de l’examen. D’autre part, le fonctionnement de mon bureau et sa capacité à vous aider à vous acquitter de vos responsabilités en tant que ministre pourraient être compromis si la relation est conflictuelle. En réalité, le SCRS et mon bureau partage un objectif commun, c’est-à-dire s’efforcer constamment d’améliorer l’efficacité des activités du SCRS tout en renforçant l’obligation de rendre compte en démocratie. Cette année encore, je peux affirmer sans réserve que les deux organisations se sont efforcées de prendre ces mesures pendant la période visée par l’examen.

Attestation

Monsieur le Ministre, permettez-moi d’abord de faire la déclaration suivante :

Compte tenu de tous les rapports et les informations qui ont été obtenus et examinés par moi et mon bureau, et de toutes les discussions tenues, et sous réserve des préoccupations signalées ci-après, je suis satisfaite autant que je puisse l’être du rapport annuel que le directeur vous a présenté au sujet des activités opérationnelles du SCRS durant la période 2008-2009. À cet égard, je suis d’avis que le SCRS n’a pas accompli des actes qui n’ont pas été autorisés en vertu de la Loi, n’a pas contrevenu aux instructions données par le ministre et n’a pas exercé ses pouvoirs d’une façon abusive ou inutile.

Afin de s’assurer que chaque déclaration contenue dans le rapport que le directeur est tenu de présenter aux termes du paragraphe 33(1) est pleinement étayée et consignée, mon bureau examine en totalité l’information et le renseignement pertinents qui sont recueillis et conservés par le SCRS. Cela comprend, à tout le moins, les rapports de renseignements factuels sur lesquels il s’appuie. À cet examen s’ajoutent des échanges de questions et de réponses par écrit, des discussions, des séances d’information et des entrevues. Le degré de satisfaction de l’inspecteur général qui est indiqué dans le certificat est fondé sur ce processus de validation complet.

Mon processus d’attestation est non seulement fondé sur le rapport du directeur daté du 24 août 2009, mais également sur les examens des activités opérationnelles du SCRS et la surveillance du respect des politiques opérationnelles de ce dernier durant la période d’examen. Cette année, on a procédé aux examens suivants :

1. Examens d’un échantillon de :

• mandats;
• cibles;
• opérations de sources humaines.

2. Examen de la région des Prairies;
3. Examen d’un bureau du SCRS à l’étranger [*];
4. Examen de la collaboration entre le SCRS et le Centre de la sécurité des télécommunications du Canada;
5. Examen de l’enquête du SCRS [*];
6. Examen de l’enquête du SCRS [*];
7. Examen de l’enquête du SCRS [*].

Au cours de la dernière année, j’ai également reçu des comptes rendus exhaustifs du personnel du SCRS portant sur les sujets suivants :

1. [*];
2. Régime de certificat de sécurité prévu dans la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés;
3. Rôle des services scientifiques et techniques dans l’exécution des pouvoirs par la voie de mandats.

Toutes ces activités m’aident à vous offrir, selon moi, l’assurance dont vous avez besoin pour assumer vos responsabilités à l’égard du SCRS.

Commentaires généraux

Quant au rapport du directeur, vous vous rappellerez qu’il vous avait indiqué qu’il présentait des rapports conformément aux exigences prévues dans l’instruction du ministre sur les opérations en vigueur jusqu’en octobre 2008 et aux nouvelles exigences adoptées depuis cette date. Selon moi, la lettre est conforme au paragraphe 33(1) de la Loi sur le SCRS ainsi qu’aux exigences liées à l’établissement de rapports prévues dans l’instruction du ministre révisée sur les opérations, qui a été approuvée par votre prédécesseur, le 29 octobre 2008. Même si je suis d’avis que le rapport satisfaisait à ces exigences, il ne répondait pas entièrement et de façon exacte aux exigences liées à l’établissement de rapports énoncées dans les instructions du ministre en vigueur jusqu’au 29 octobre 2008. Mes préoccupations ayant trait à ce sujet et à d’autres points précis ont été soulevées dans une lettre destinée au directeur, le 2 novembre 2009. J’ai cru comprendre que le directeur rédigera une lettre à votre intention afin de répondre à ces préoccupations. Si vous désirez obtenir de plus amples renseignements sur ces points liés au contenu et à l’exactitude des renseignements, je serais ravie de vous les communiquer.

En tant qu’inspecteur général, je dois également passer en revue, en vertu de la Loi sur le SCRS, les activités opérationnelles du Service et cerner les secteurs où la conduite des activités opérationnelles n’a pas été conforme aux politiques opérationnelles du Service. Comme il a été susmentionné, le Bureau procède chaque année à une série d’examens des activités opérationnelles du SCRS. En règle générale, ces examens chevauchent de quelques mois la période visée par le rapport du directeur. Afin de veiller à ce que mon bureau n’interfère pas avec les activités en cours, la période d’examen ne peut pas correspondre exactement à l’exercice auquel le directeur fait référence dans le rapport. Les résultats de ces examens sont communiqués au SCRS et, dans la plupart des cas, des mesures sont prises par celui-ci afin de régler les problèmes liés à la conformité, et de rectifier les erreurs en vue de renforcer les processus et d’assurer l’exactitude des renseignements.

Par « non-conformité », j’entends le non-respect des règles, des procédures, des principes et des lignes directrices définis dans les politiques opérationnelles, sans égard au degré d’importance de cette non-conformité. Même si certaines personnes peuvent avoir indiqué qu’il s’agit d’erreurs administratives ou d’écriture afin de minimiser leur importance, cette approche est beaucoup trop simpliste et pourrait nuire à la crédibilité de l’organisation. En effet, les erreurs commises pourraient avoir d’importantes répercussions sur les enquêtes du Service et possiblement les libertés civiles. De plus, l’importance ou l’incidence de tout acte de non-conformité peut seulement être évaluée à un moment ultérieur. Pour cette raison, j’estime qu’il est beaucoup plus approprié de rendre compte de tous les cas de non-conformité aux politiques opérationnelles de la manière la plus neutre possible. J’ai également constaté qu’en adoptant cette approche, je suis davantage en mesure d’appuyer vos responsabilités ministérielles à l’égard du SCRS.

Environnement stratégique en changement

Au cours de la dernière année, d’importants changements ont été apportés à l’environnement stratégique du SCRS, notamment aux instructions du ministre et aux politiques opérationnelles internes. Ces changements auront une incidence sur les activités du SCRS et le processus d’examen mené par mon bureau. Comme vous le savez, une instruction du ministre concernant les priorités en matière de renseignement pour 2008-2009 a été publiée en juillet 2008, une nouvelle instruction du ministre sur les opérations en octobre 2008 et une instruction du ministre concernant le partage d’information avec des organismes étrangers en mai 2009. Aussi, au cours de la dernière année, le sous-directeur des opérations (SDO) a diffusé un grand nombre d’instructions qui ont préséance sur les politiques en vigueur ou qui donne des directives sur de nouvelles procédures à prendre en attendant que les politiques soient révisées. Les instructions du SDO sont élaborées et diffusées beaucoup plus rapidement que les documents stratégiques opérationnels courants. J’ai indiqué dans mes certificats précédents que les retards dans l’élaboration de politiques étaient une source importante de préoccupation. Une fois encore cette année, je dois soulever la question avec réserve. L’émission des directives du SDO a permis d’offrir rapidement des politiques opérationnelles afin de mettre en œuvre non seulement la nouvelle instruction du ministre sur les opérations, mais aussi les récentes décisions judiciaires et quasi-judiciaires.

Mon bureau surveillera étroitement en votre nom deux changements importants apportés aux Instructions du ministre sur les opérations en ce qui concerne l’élaboration de politiques opérationnelles et les opérations actuelles du SCRS. Il s’agit :

1. d’associer le niveau de risque d’une activité à un décideur dont le niveau hiérarchique est approprié;
2. de remplacer un certain nombre d’exigences explicites selon lesquelles il fallait vous consulter et vous aviser en votre qualité de ministre, en ce qui concerne certaines activités du SCRS, par une exigence, fondée sur l’évaluation des risques, où le directeur vous prévient lorsqu’une activité risque d’ être préjudiciable aux intérêts du Canada.

Le fait d’adopter un cadre décisionnel fondé sur les risques pourrait améliorer l’efficacité, mais aura des répercussions sur l’ensemble du Service, puisque les politiques seront modifiées afin de tenir compte de ce principe. Les cadres intermédiaires devront donc assumer un plus grand nombre de responsabilités; ils seront tenus de suivre une formation et d’acquérir les compétences nécessaires pour veiller à s’acquitter correctement de leurs nouvelles responsabilités.

Sujets de préoccupation

Cette année, les examens réalisés par mon bureau ont permis de relever un nombre plus important de cas de non-conformité aux politiques opérationnelles du SCRS, comparativement au nombre de cas noté dans mes cinq certificats précédents. Les examens ont également permis de relever une augmentation importante du nombre d’erreurs dans les dossiers du SCRS. Ces cas de non-conformité et ces erreurs ne sont pas liés à un seul programme ou à une seule série de processus. Cela dit, ils apparaissent dans les principales activités de base du SCRS, [*]. Je ne suis pas en mesure d’expliquer cette hausse continuelle, année après année. Je me contenterai de dire que le nombre de cas de non-conformité et d’erreurs répertoriés continue d’augmenter chaque année et représente une préoccupation bien réelle qui mérite qu’on s’y attarde.

La question touchant les délais pour l’élaboration des politiques opérationnelles ou les modifications de façon à tenir compte de l’évolution des exigences et des activités opérationnelles du SCRS constitue le deuxième sujet qui me préoccupe, auquel j’ai déjà fait référence précédemment et qui sera traité plus en détails. D’ailleurs, on constate ce problème dans un certain nombre de secteurs. Comme je l’ai indiqué dans mes certificats précédents, il est essentiel de mettre en place un cadre de politiques opérationnelles solide et actuel afin d’assurer le bon fonctionnement du SCRS, surtout étant donné que les instructions du ministre révisées adoptent une orientation stratégique accrue et que l’on a tendance à confier la prise de décisions aux personnes occupant des postes subalternes dans l’organisation. D’ailleurs, ce problème est encore plus préoccupant à la lumière de la nature changeante des activités opérationnelles face aux menaces [*]. Le fait que plusieurs directives du SDO ont été élaborées rapidement et de façon ponctuelle a permis de combler certains aspects de cette lacune et témoigne du fait que des progrès ont été réalisés à cet égard. Toutefois, je continue de croire que, à défaut d’un cadre stratégique établi offrant des directives et des conseils, des mesures peuvent être prises avec les meilleures intentions et, non seulement entrer en conflit avec les intentions des instructions du ministre, mais aussi avoir des conséquences négatives.

Rapport annuel du directeur – 2008-2009

Comme je l’ai indiqué, mon bureau a effectué une validation approfondie du rapport que le directeur vous a remis. Cette validation a permis de soulever un certain nombre d’inexactitudes et des exigences en matière d’établissement de rapports qui n’avaient pas été satisfaites dans le cadre de l’instruction du ministre précédente sur les opérations. Je crois comprendre que le directeur traitera de ces éléments dans une lettre qui vous sera adressée. 

Déclaration de conformité pour 2008-2009

Le 27 juillet 2009, le directeur m’a fait parvenir par écrit une déclaration de conformité dans laquelle il a énuméré 28 cas de non-conformité touchant des employés. Il s’agit du plus grand nombre de cas de non-conformité soulevé par un directeur au cours de mes six ans à titre d’inspecteur général. D’ailleurs, l’un de ces cas est lié à l’article 19 de la Loi sur le SCRS, qui énumère les motifs de l’autorisation de communication. [*] On a estimé qu’aucun des cas de non-conformité signalé par le directeur ne devait faire l’objet d’une enquête, conformément à l’article 20 de la Loi sur le SCRS. Je suis persuadée que le Service a pris les mesures correctives qui s’imposaient dans chacun des cas.

Processus d’examen

[*]

[*] Pour cette raison, je suis très préoccupée par certaines constatations faites par mon bureau à la suite de l’examen [*]. Par ailleurs, dans sa lettre du 27 juillet 2009 qu’il m’a adressée et à laquelle j’ai fait référence précédemment, le directeur a recensé 26 cas de non­-conformité aux politiques opérationnelles [*].

Lorsque mon bureau a procédé à l’examen [*] il a répertorié plus d’une trentaine de cas de non-conformité en ce qui concerne les rapports opérationnels et plus d’une quarantaine d’erreurs dans des rapports opérationnels ainsi que des dossiers [*]. Mon bureau a également relevé 26 autres cas de non-conformité liés à des politiques et des erreurs dans [*] dans trois autres examens : l’examen régional, l’examen de l’enquête du SCRS [*] et l’examen de l’enquête du SCRS [*].

Cas de non-conformité

[*] Les cas de non-conformité qu’a relevé mon bureau dans le cadre des examens menés cette année couvrent un large éventail de questions. [*] comptent pour la majeure partie des cas de non-conformité et pour 37 cas de non-conformité dans les quatre examens susmentionnés. [*]

Dans le cadre des examens, on a relevé d’autres cas de non-conformité [*].  En voici un aperçu : [*]. Je traiterai plus en détail des questions [*] dans les paragraphes suivants.

En ce qui concerne [*]. Huit cas de non-conformité ont été recensés pendant l’examen. Dans deux de ces cas, le Service avait constaté le problème de non-conformité avant que mon bureau ne procède à l’examen et avait pris des mesures pour remédier à la situation. D’ailleurs, le Service a pris des mesures correctives dans tous les autres cas de non-conformité. Dans mon certificat précédent, j’avais relevé un cas appartenant à cette catégorie. Le nombre croissant de cas décelés cette année est déconcertant. 

Les cas de non-conformité [*] comptaient pour la majorité des cas de non-conformité soulevés par le directeur dans sa déclaration de conformité pour 2008-2009. Voici un aperçu de ces cas susmentionnés : [*]

[*] constitue un problème qui avait été soulevé à la fois par mon bureau lors du processus d’examen et dans la lettre du directeur. [*]

Le Service a pris les mesures nécessaires pour régler les questions de non-conformité dans ce domaine. Par contre, j’estime préoccupant le nombre croissant de cas de non-conformité année après année. Il faut être plus diligent dans le respect des politiques opérationnelles, [*].

Erreurs

Le taux croissant d’erreurs dans les rapports [*] est très inquiétant, qu’il s’agisse du nombre ou de la nature des erreurs relevées dans [*] les rapports opérationnels. Ces erreurs ne se limitent pas à l’inexactitude des dates. Elles concernent aussi des questions aussi importantes [*].  Lors des examens menés par mon bureau, on a recensé 18 erreurs de ce type [*]. De plus, dans 25 [*].

On n’insistera jamais assez sur les conséquences négatives que pourraient avoir les erreurs de ce genre sur les enquêtes menées par le Service et sur les personnes qui utilisent le renseignement obtenu par le Service. Il est primordial que les évaluations [*] obtenu par le Service soient exactes, surtout si le Service utilisera le renseignement qu’il recueille de façon juste et équilibrée. Lorsque des erreurs relatives à [*] information se glissent dans les rapports opérationnels, elles peuvent donner lieu à une prise de décisions fondées sur de l’information erronée. De telles erreurs pourraient avoir des répercussions négatives sur les processus décisionnels internes du Service, les décisions prises par les partenaires du Service, tant au pays qu’à l’étranger (dans le cas où l’information est communiquée) ou les procédures judiciaires. De plus, lorsque des erreurs de cette nature sont relevées, elles ont une incidence désastreuse sur la crédibilité du Service à l’égard des Canadiens, du système judiciaire et d’autres organismes du renseignement. En raison des conséquences que pourraient avoir ces erreurs, il faut faire preuve d’une plus grande rigueur en ce qui a trait à la rédaction, à l’examen et à l’approbation des rapports opérationnels.

Processus d’obtention de mandats

Le Service reconnaît que le processus d’obtention de mandats constitue un outil important lui permettant de s’acquitter de ses fonctions. En ce qui concerne l’obtention de mandats, je peux affirmer cette année que mon bureau n’a relevé aucun cas de non-conformité en ce qui concerne les politiques opérationnelles. Cependant, le taux d’erreur demeure inquiétant.

Dans mon certificat de 2007, j’ai soulevé des préoccupations relativement [*]. Dans mon certificat de 2008, j’ai relevé [*].

Mesures prises

Monsieur le Ministre, j’ai constaté que la haute direction du SCRS s’était sérieusement  engagée à régler les problèmes liés au processus d’obtention des mandats. Les procédures révisées en matière d’obtention de mandat ont été publiées en juin 2008, les lignes directrices révisées sur la préparation des mémoires ont été élaborées et un nouveau régime de formation est offert depuis septembre 2008. En octobre 2008, des mesures accrues de contrôle de la qualité ont été ajoutées au processus d’obtention des mandats à la suite d’un examen mené par mon bureau en 2008. Dans le cadre de l’examen qu’a effectué mon bureau au cours de la dernière année sur l’obtention de mandats, on a examiné une demande d’obtention de mandat qui avait été traitée après que ces nouvelles mesures ont été mises en œuvre. Mon bureau n’a trouvé aucune erreur ni n’a soulevé aucune inquiétude relativement au mandat, bien que le fait de ne soulever aucune erreur ne sous-entend pas une tendance. Cependant, je dirai que les mesures en place donnent de bons résultats.

Digne de mention

Étant donné que l’échange de renseignements avec des organismes étrangers ayant de mauvais antécédents en matière de respect des droits de la personne a suscité une grande attention au cours de la dernière année, [*].  Les éléments d’information provenant de l’organisme étranger qui ont été présentés à la Cour fédérale étaient étayés par des dossiers du SCRS ainsi que des renseignements contextuels et corroborants pour lui permettre de bien les examiner.

Il s’agit d’un secteur qui nécessitera une surveillance étroite, que j’exercerai en votre nom, compte tenu des pouvoirs d’enquête intrusifs conférés par la voie de mandats et les incidences de ces pouvoirs sur les libertés civiles et les intérêts des personnes en matière de protection des renseignements personnels.

Validation de conformité

L’année dernière, comme il est indiqué dans mon certificat, il a été impossible dans certains cas de valider si tel ou tel pouvoir avait été conféré ou si des mesures appropriées avaient été prises compte tenu que l’on ne disposait pas de documents à l’appui ou qu’aucun document n’avait été rédigé à cet effet (p. ex. dans les cas où des décisions ont été rendues verbalement). En tant qu’organisme d’examen, il est nécessaire d’obtenir des documents pour déterminer la conformité. En l’absence de ces documents, je peux seulement vous fournir une assurance négative. Comparativement à l’année dernière, où trois cas de non-conformité avait été soulevés dans mon certificat, aucun cas n’a été recensé cette année. J’ose espérer qu’il s’agit là d’une indication que le Service a reconnu l’importance de consigner les décisions et les mesures qui ont été prises, surtout lorsque ces décisions sont liées à une exigence d’une politique ou lorsque les documents permettraient de confirmer qu’une activité a été menée en conformité avec la politique. 

Exemple intéressant

[*]

Gestion de l’information

Comme je l’ai déjà souligné, l’information constitue l’essence d’un organisme du renseignement de sécurité. Pour cette raison, notre examen porte sur la façon dont le SCRS gère l’information. L’importance que j’ai accordé à cette fonction tient compte de l’instruction du ministre sur les opérations. Cette instruction prévoit que le SCRS doit traiter correctement et de façon uniforme les renseignements sur les Canadiens qu’il recueille, stocke et divulgue.

La gestion de l’information, tel que définie dans l’instruction du ministre, comporte de nombreuses facettes: l’exactitude de la consignation de l’information recueillie, la façon dont l’information est conservée et stockée, la facilité avec laquelle l’information est récupérée, les personnes à qui cette information est communiquée et à quelles conditions. Dans mes certificats des trois dernières années, j’ai soulevé plusieurs problèmes sur la façon dont le SCRS traite l’information. Je dois signaler que la question relative à la gestion de l’information du SCRS et l’exactitude des renseignements continuent d’être une source de préoccupations importante.

Exactitude

L’exactitude des renseignements est essentielle au bon fonctionnement du SCRS. L’exactitude des renseignements diffusés constitue toujours un problème, que ce soit simplement des erreurs dans les dates qui ont été relevées dans le cadre de cinq examens effectués au cours de la dernière année, ou des erreurs plus importantes. Ces erreurs ne figurent pas seulement dans les documents administratifs, mais aussi dans les rapports opérationnels. Lorsque l’on relève ce type d’erreurs, le SCRS intervient en prenant des mesures correctives. Toutefois, en raison du nombre grandissant d’erreurs relevées, il est évident qu’il faudra prendre d’autres mesures afin de veiller à ce que les auteurs soient déterminés à faire en sorte que leurs documents soient exacts et que les superviseurs en soient tenus responsables. J’aimerais vous faire part d’un exemple, qui à mon avis, illustre le problème dans une certaine mesure.

Exemple pertinent

[*]

Les erreurs répertoriés sont importantes pour les raisons suivantes :

• Tout d’abord, le volume considérable d’erreurs est inquiétant. Toutefois, comme mon bureau n’a examiné qu’un échantillon, il est évident que bien d’autres erreurs de ce genre pourraient être répertoriées.
• Ensuite, la plupart de ces erreurs provient en grande partie des directions opérationnelles.
• Enfin, pris individuellement, ces rapports ont donné l’impression [*].

Monsieur le Ministre, je peux vous assurer que le Service a considéré qu’il s’agissait d’un problème extrêmement grave et qu’il a pris les mesures nécessaires pour trouver la cause de ce problème et ce, dès qu’il a été signalé. Selon les résultats de l’examen mené par le Service, la cause du problème est liée aux changements qui ont été apportés au système électronique au cours de l’exercice 2005-2006 ainsi qu’aux autres ajustements qui ont été apportés au système par la suite. Le Service a remédié à la situation. Il a d’ailleurs indiqué qu’il demeurera vigilant et prendra les mesures qui s’imposent si d’autres erreurs semblables sont relevées. 

Il ne faut pas minimiser l’importance de ce problème, puisque ce type d’erreurs peut être aussi préjudiciable pour le Service que les cas de non-conformité. Les opérations du Service dépendent de l’exactitude de l’information. Si des erreurs se glissent dans les rapports opérationnels, comme celles susmentionnées, elles peuvent avoir des répercussions négatives sur les opérations du Service et sa crédibilité en général.

Échange de renseignements

L’échange de renseignements avec d’autres organismes et les conditions dans lesquelles cet échange a lieu constitue une autre fonction importante du Service. Les codes de suivi permettent de faire le suivi des renseignements opérationnels qui sont échangés entre le SCRS et des organismes externes au pays ou à l’étranger. Comme vous le savez, l’échange de renseignements avec d’autres organismes et l’utilisation de ces renseignements a semé la controverse et a fait l’objet de commentaires formulés dans le cadre des commissions d’enquête et des décisions des tribunaux. Le personnel du Service qui divulgue ou reçoit de l’information et du renseignement doit consigner et faire le suivi de leurs échanges dans des rapports opérationnels. Cette année encore, les examens qu’a mené mon bureau ont permis de relever un nombre élevé de rapports sur l’échange de renseignements qui ne comportaient aucun code de suivi. Environ 25 % de ces rapports ont été recensés dans le cadre de l’examen [*]. Il importe de préciser que ces cas de non-conformité ne sont pas attribuables à [*].

[*]

Le Service reconnaît l’importance d’utiliser des codes de suivi et a apporté les mesures correctives appropriées une fois que les erreurs ont été relevées. Le Service a indiqué qu’il avait modifié [*] afin de rendre obligatoire le champ Code de suivi des dossiers. Cette initiative prise par le Service est encourageante, et j’espère que les prochains certificats rendront compte de ce point de façon plus positive.

Afin de veiller à ce que les dossiers sur les échanges de renseignements soit précis et exhaustifs, le Service devrait envisager de modifier ses politiques opérationnelles afin d’établir clairement que la confirmation [*] doivent être consignée dans leur base de données.  

Bureaux du SCRS à l’étranger

Dans mes deux derniers certificats, j’ai évoqué certains problèmes liés à l’utilisation de [*] aux bureaux de [*] et de [*]. [*] est un outil de gestion et de suivi de la correspondance et des activités qui est utilisé par les bureaux du SCRS à l’étranger pour répertorier toutes les activités [*] entreprises par [*]. Une fois par mois, [*] doit envoyer à l’administration centrale du SCRS toutes les données saisies dans [*] afin que celles-ci soient consignées dans la base de données de [*] de l’administration centrale. Le SCRS considère [*] comme un système de tenue de dossier interne. Par conséquent, les données contenues dans ce système doivent être exactes. Les examens des bureaux du SCRC à l’étranger ont permis chaque fois de relever des écarts entre les données contenues dans les bases de données de [*] à l’AC et celles des bureaux du SCRS à l’étranger. De fait, ces écarts ont semé le doute quant à la fiabilité des données de [*] de l’administration centrale.

En ce qui concerne le bureau [*], le Service a corrigé cette variance soulevée lors de l’examen mené par mon bureau. Bien que l’on reconnaisse que [*] constitue un système bureautique principalement destiné à l’usage du personnel des bureaux du SCRS à l’étranger, je m’inquiète encore en ce qui a trait aux données contenues dans la base de données de [*] de l’administration centrale – un système interne. Le Service a indiqué qu’il avait pris des mesures pour accroître la vérification de l’exactitude des données. Toutefois, le Service n’est pas en mesure d’expliquer la cause de cette variance, à l’exception du fait qu’il s’agissait peut-être d’une erreur humaine. Comme je l’ai indiqué l’année dernière, compte tenu de l’importance accordée aux activités [*] et de la posture accrue à l’étranger, il est essentiel que des mesures soient prises afin de s’assurer la fiabilité de l’information contenue dans ce système interne.

Lacunes dans le cadre des politiques

Cette année encore, je suis très préoccupée par la durée des délais servant à élaborer, à mettre à jour et à mettre en œuvre les politiques opérationnelles. Les politiques opérationnelles sont l’une des pierres angulaires de la gouvernance des activités du SCRS. Elle permettent de mettre en œuvre les dispositions législatives, les instructions du ministre et les décisions des tribunaux. Elles fournissent le cadre à l’intérieur duquel le personnel et la direction exercent toutes les activités opérationnelles et établissent les normes pour  mesurer la conformité. Comme le milieu de la menace évolue sans cesse et que le SCRS doit faire face à des problématiques nouvelles et de plus en plus complexes, il est essentiel que le cadre des politiques opérationnelles reflète avec précision les exigences du travail et fournisse une orientation actuelle et pertinente au personnel.

Comme je l’ai déjà mentionné, un nombre croissant de directives du SDO ont été publiées au cours de la dernière année pour répondre à des besoins urgents relativement à des changements et à des précisions à apporter à certaines politiques. Le personnel du SCRS a pu consulter facilement ces directives; elles étaient liées au cadre de politiques opérationnelles [*]. En élaborant ces directives, on reconnaît implicitement qu’il faut du temps pour modifier les politiques opérationnelles. Les directives constituent une solution à court terme et elles ne devraient pas être considérées comme un moyen permanent de remédier à ce problème constant. Il faut de toute évidence accélérer le processus d’élaboration de politiques opérationnelles normalisées et y intégrer des moyens efficients et efficaces qui permettront d’apporter des modifications aux politiques. En raison de la nature changeante du travail qui doit être accompli par le SCRS, le Service doit disposer d’une souplesse adaptative dans l’élaboration de ses politiques. Voici deux exemples qui soulignent la nécessité de modifier les politiques opérationnelles :

1. [*];
2. [*].

Cette dernière politique vise essentiellement à gérer [*] et ne tient pas compte des nouvelles réalités du travail du SCRS. J’ai souligné ce problème à plusieurs reprises dans mes certificats antérieurs, et chaque année, depuis au moins trois ans, on m’a informé que la politique fait l’objet d’un examen.

Nouvelles réalités

Au cours de la prochaine année, il sera important de surveiller le respect des politiques opérationnelles internes en fonction des nouvelles instructions données par le ministre et de veiller à ce que les activités soient menées comme il se doit et reflètent une approche axée sur les risques pour les activités opérationnelles tel qu’il est mentionné dans les instructions du ministre sur les opérations. Les activités opérationnelles et les politiques connexes qui devront, selon moi, être examinées de près par l’inspecteur général, en votre nom, sont liées aux modifications apportées aux instructions du ministre indiquant que votre participation n’est plus formellement requise. Voici deux exemples :

1. [*];
2. [*].

Ces deux activités sont susceptibles d’avoir des incidences considérables pour le Canada.  Bien que le ministre ne participe plus de façon formelle à ces activités, je crois tout de même qu’il est important que vous soyez au courant de la nature et de l’étendue de ces activités.

Collecte de renseignement étranger

Au cours de la dernière année, mon bureau n’a pas réalisé d’examen des activités de collecte de renseignement étranger menées par le SCRS. Par le passé, ces activités étaient examinées une fois tous les deux ans. J’ai d’ailleurs l’intention d’effectuer un examen de ces activités au cours de la prochaine année. Comme vous le savez, l’article 16 de la Loi sur le SCRS exige que le SCRS recueille des renseignements sur des personnes et des États étrangers dans les limites du Canada, comparativement aux renseignements de sécurité qui peuvent être recueillis n’importe où. [*]

Conclusion

Je termine ma sixième année en tant qu’inspecteur général, et, Monsieur le Ministre, je peux affirmer que, selon moi, le SCRS exerce ses fonctions de manière efficace et professionnelle, et ce, conformément au cadre prescrit par la loi. L’expérience que j’ai acquise au cours des six dernières années m’a permis de comprendre la portée du travail d’enquête, la diversité des opérations et les enjeux connexes. Je suis convaincue que le processus d’examen effectué par le personnel de mon bureau est de très grande qualité et je me réjouis de la capacité de réaction du SCRS pour apporter des mesures correctives.

Cette année, le SCRS souligne son 25e anniversaire, ce qui constitue un exploit pour tout organisme. Le Service, qui cumule plus de 25 ans d’expérience, est davantage prêt à faire face aux problèmes et aux erreurs, à les reconnaître, à apporter des mesures correctives et à tirer des leçons. Je suis encore impressionné par le niveau de compétences des employés, qui représentent de plus en plus la diversité démographique et géographique du Canada, de leur dévouement et leur engagement à servir les Canadiens et les Canadiennes. Les tâches qu’ils accomplissent ne sont pas faciles, et leur travail est difficile à comprendre et n’est pas toujours apprécié à sa juste valeur. Le travail du Service, comme le processus d’examen, peut être exigeant, mais toujours gratifiant.

Le SCRS, malgré ses 25 ans d’existence, continue de développer et d’entreprendre de nouvelles activités afin d’appuyer le gouvernement dans cette ère de changement. Pour ces raisons, je suis persuadé que le Service tire des avantages d’un processus d’évaluation, d’observations et d’examen indépendant qui s’avère être essentiel pour tout organisme qui, par sa nature, doit travailler dans le secret. Je crois que mon Bureau rempli ce rôle en fournissant un appui indépendant pour vous aider à assumer vos responsabilités en tant que ministre à l’égard du SCRS. Je suis convaincue que les observations formulées par mon bureau ont et peuvent continuer à aider le SCS à appuyer le Canada dans un monde où, malheureusement, les menaces envers la sécurité du Canada sont bien réelles.